¿Por qué un sistema de gestión podría no estar siendo útil?

ASOCIACION INSTITUTO DE NORMAS TECNICAS DE COSTA RICA, Alvaro Torres

Las organizaciones implementan con gran entusiasmo un sistema de gestión según los requisitos de modelos con especificaciones técnicas, siendo las normas de la Organización Internacional de Normalización (ISO) las más utilizadas.  Luego se concentran los recursos en mantener y mejorar el sistema de gestión.  En algunas ocasiones se podría percibir una relación de desgaste en mantener un sistema de gestión, sobre todo si se compara con la expectativa sobre el posible beneficio.

Los sistemas de gestión deben ser diseñados a la medida de cada organización.  Las normas de la ISO para sistemas de gestión contienen los requisitos genéricos para su implementación, mantenimiento y mejora, pero es responsabilidad de las organizaciones elegir su estrategia y táctica para lograr obtener los objetivos previstos con su sistema de gestión. Hemos mencionado antes que los sistemas de gestión son un traje a la medida, un atuendo que debe ser versátil, de uso extendido, es decir, sirve como pijama, traje de trabajo y de coctel. 

Al igual que un traje de alta costura que requiere requisitos como la toma de las medidas, uso previsto, color, patrones o modelos, consideraciones del cliente, hilos y telas, trazos, cortes y costuras ejecutadas por un talentoso y hábil recurso humano, revisiones, talles y ajustes; los sistemas de gestión requieren de contexto, resultados previstos, planificación, competencia, análisis de datos, auditorías, revisiones por la dirección, acciones correctivas, entre otros elementos.

Los sistemas de gestión propuestos en los modelos de la ISO son de mejora continua, como ruta hacia la excelencia, por lo que son muy convenientes para todo tipo de organización, pero hay que saberlo utilizar para obtener la máxima capacidad de los beneficios posibles.  Es primordial que la alta dirección entienda realmente:

  • Los macroelementos del sistema de gestión y sus interacciones. Las normas de sistemas de gestión no son documentos con un listado de requisitos solamente. Al implementar cada requisito se debe ir construyendo un sistema, con interacciones y dependencias entre sus elementos que demuestren que hay dominio sobre lo que sucede, es decir, que la variabilidad está controlada.

  • El significado de la frase “cliente de la auditoría”, en una auditoría interna es la alta dirección, por lo tanto, deben tenerse en cuenta sus requisitos y determinar su percepción de la satisfacción con los resultados de la aplicación de los procesos de evaluación.

  • La rendición de cuentas sobre la eficacia y el aseguramiento del éxito del sistema de gestión es responsabilidad de la alta dirección, según lo requieren los modelos de la ISO para sistemas de gestión en su capítulo de liderazgo de las estructuras de alto nivel. Que el sistema no cumpla expectativas es equivalente a no cumplir las metas comerciales o financieras del año.

  • La responsabilidad que tiene la alta dirección, en revisar el sistema de gestión a intervalos planificados para establecer posibles necesidades de cambio y otras oportunidades de mejora, según lo requieren los modelos de la ISO para sistemas de gestión en su capítulo de evaluación del desempeño de las estructuras de alto nivel.

Cada organización tiene el sistema de gestión que se merece.  La implementación, mantenimiento y mejora de un sistema de gestión es responsabilidad de todas las personas de la organización, es un trabajo de equipo, pero se debe conservar un orden social dentro de la organización. Unas personas diseñan y planifican, otras ejecutan, otras analizan y la alta dirección revisa.  La alta dirección revisa el sistema de gestión como un todo, y de ser necesario intensifica su ejercicio en aspectos específicos según se requiera, para generar nuevos lineamientos que orienten y dirijan en el rumbo hacia los resultados propuestos o planificados.

¿Qué le corresponde a la alta dirección?

  • Asegurar que las medidas tomadas para el diseño del traje sean las correctas – completo, correcto y coherente contexto de la organización.

  • Asegurar que el traje cumple con las medidas correctas – planificación pertinente: objetivos y otros resultados previstos, riesgos y su planificación de abordaje, consideraciones del efecto del contexto sobre los resultados previstos.

  • Asegurar que el sastre tenga el sitio, las máquinas, telas, hilos y la habilidad para hacerlo- recursos para lograr aplicar la planificación y la competencia para operar.

  • Corroborar el entendimiento de los gustos para el traje – comunicación y determinación de requisitos.

  • Revisar el ajuste perfecto y uso del traje en las operaciones de la organización – resultados de auditorías internas con valor, revisión del sistema de gestión por la dirección. 

Si la alta dirección de su organización puede explicar y aplicar la diferencia entre los términos “conveniente” y “adecuado”, es un buen indicio de su competencia para la revisión del sistema de gestión. Si no, recomendamos una lectura a los anexos de las normas aplicables de la ISO para sistemas de gestión y otros documentos normativos como la INTE/ISO/TS 9002:2017.